ניהול זמן זה נושא חם מאוד היום, ואני מניחה שבשביל אנשים מפוזרים ודחיינים בצורה יוצאת דופן כמוני, זה נושא חם במיוחד.
אז אני רוצה לדבר על ספר שעשה מהפכה מטורפת בחיים שלי: לגרום לדברים לקרות (Getting Things Done), של דיוויד אלן. יש אותו גם בתרגום לעברית והוא נקרא "לגרום לדברים לקרות".
אז מה הנקודות החשובות שלקחתי מהספר:
הראש שלנו נועד לייצר רעיונות, לא לשמור רעיונות
רובנו מתייחסים לראש שלנו כאל מאגר שמאחסן את כל הרצונות והתוכניות שלנו, ואז כשאנחנו זקוקים להם אנחנו פשוט שולפים אותם מהראש.
הבעיה היא שזה לא עובד. ולא רק שזה לא עובד, זה גם יוצר אצל רובנו מתח, וחוסר יכולת לתעדף את המשימות שלנו, או לקבל תמונה מלאה על כל הדברים שאנחנו צריכים לעשות.
אלן טוען שהמוח שלנו לא מבדיל בין פעולה קטנה ולא מהותית מאוד לחיים, כמו "לרחוץ את האוטו", לבין פעולה שהיא סופר משמעותית עבורנו, כמו "לקבוע תור לבדיקה חשובה". הוא אומר שהמוח שלנו מבזבז את אותה אנרגיה בלאחסן את התוכניות האלה, ובגלל זה הוא מגיע למצב של אובר לוד.
יצירת מוח חיצוני
הפתרון לפי דיוויד אלן, הוא פשוט לא לשמור כלום בראש. ממש כלום!
רובנו משתמשים ביומן לפגישות ובפתקים או רשימות טו דו ליסט, ואז אנחנו משלבים אותם עם הדברים שאנחנו מאחסנים בראש שלנו. אז אלן פיתח שיטה שבה אנחנו ניצור "מוח חיצוני" שבו נשמור כל דבר, בכל תחום בחיים שלנו. וזה בעצם משחרר אותנו להיות יצירתיים, פרודוקטוביים ופנויים מנטלית לכל משימה שאנחנו עושים.
"השיטה"
אז השיטה שהספר מציע מורכבת מ-5 שלבים.
השלב הראשון הוא איסוף – כל רעיון שעולה בראש אמור להרשם בצורה כלשהי, על פתק, במייל, או אפילו בהקלטת תזכורת בטלפון – כל עוד זה יהיה מקום שאתם בטוחים שהדברים בו לא ילכו לאיבוד.
השלב השני הוא עיבוד – אחרי שאספתם את כל הרעיונות והתזכורות שיצרתם אתם צריכים לעבד אותם ולהחליט מה הצעד הבא שנדרש לגבי כל אחד מהם, כדי להוציא אותם לפועל.
השלב השלישי, ארגון – הספר מסביר בצורה סופר מפורטת לפי איזה הגיון כדאי לארגן את כל החומרים והמסמכים בעולמכם, החל ממגזינים ישנים, דרך מכתבים מהבנק ועד מסמכי עבודה שמשתמשים בהם יומיום.
השלב הרביעי הוא סקירה – זה שלב מאוד קריטי שנוטים ליפול בו הרבה, אבל הוא השלב שמוודא שהמערכת שלכם מתפקדת.
והשלב האחרון הוא שלב העשייה – ובו הוא נותן קריטריונים שעוזרים לבחור את הפעולה הנכונה לכל רגע ויצירת תעדוף כללי לגבי המשימות שלנו.
זהו!
חייבת לציין שזה ספר טיפ טיפה חופר. הוא לא משאיר אפילו מילימטר של משהו שאינו מוסבר מכל כיוון אפשרי – אבל זה בדיוק מה שטוב בו! אם מתמסרים אליו וממש עושים כל מה שמוסבר בו, הוא מחולל מהפכה אמיתית בחיים. זה לא סתם שיש לו אלפי מעריצים בכל העולם. מומלץ מאוד מאוד.